Cuando en una empresa se pide innovación y gestión del cambio promovida por los directivos, éstos se encuentran con las siguientes necesidades
- Necesidad de comprender y modificar los procesos y operaciones de la empresa con rapidez. Muchas veces, se encuentran con que hay procesos que no encajan y que se han desarrollado de tal manera que no es fácil realizar un cambio
- Necesidad de construir soluciones a partir de procesos existentes.
- Necesidad de analizar las operaciones y procesos en tiempo real para poder intervenir rápidamente. Conocer qué implican los cambios en cuanto a tiempo y dinero para la organización. Pero no se puede hacer con la suficiente flexibilidad.
- Necesidad de obtener rápidamente resultados y valor. Pero los cambios suelen conllevar proyectos de larga duración y de dudoso retorno de la inversión.
Son múltiples los beneficios derivados de basarse en este tipo de arquitectura para las operaciones de una empresa.
- La estandarización facilita la integración de los diferentes recursos tanto de la organización como de terceros. Esto significa también un control de costes más cómodo y modular.
- Además, facilita la reutilización de las aplicaciones existentes, como ERPs, CRMs, desarrollos a medida, sistemas host, aplicaciones ofimáticas, bases de datos, etc. La clave es definir y exponer o publicar las distintas funcionalidades de las aplicaciones de forma estándar lo que facilita su utilización por toda la organización y su ecosistema (clientes, proveedores o socios). El objetivo de esta política de servicios es elevar la productividad de los recursos implicados.
La solución BPM aporta a las empresas flexibilidad, eficiencia y conocimiento de lo que ha ocurrido y está ocurriendo con en el negocio, en costes y tiempo en tiempo real. Para ser capaces de optimizar los procesos de negocio, se puede dividir la gestión de los procesos en cuatro áreas: Modelo o Análisis de Negocio, Ensamblaje, Ejecución y Monitorización:
- Diseño de los componentes del proceso. Los procesos pueden ser tanto nuevos como ya utilizados en otros entornos. Esta fase depende de los profesionales de negocio, no de los técnicos, porque son ellos quienes realmente conocen las necesidades existentes. En esta fase se realiza el análisis de negocio basándose en funcionalidades como la simulación, rediseño de procesos, análisis estático y dinámico. Además se definen las métricas de negocio y los indicadores clave de rendimiento (KPIs) que se considerarán en la fase de monitorización. Una vez acabada esta fase se generan dos estándares que nos permiten la integración con tecnología: BPEL (Business Process Execution Language), que genera una serie de códigos que definen el proceso que ha sido diseñado y UML (Unified Modeling Language) que permite la implementación de los servicios.
- Integración con la tecnología y puesta en marcha del proceso. Esta fase la llevan a cabo los profesionales de tecnologías de la información utilizando una herramienta de desarrollo y partiendo del lenguaje BPEL. El objetivo es ensamblar el proceso con los servicios definidos por la organización o por terceros. Y además de modelar lo que llamamos coreografía de servicios, se pueden definir reglas de negocio. Éstas son tenidas en cuenta en la ejecución de los procesos y proporcionan una gran flexibilidad al poder ser modificadas y publicadas en tiempo real para que los procesos las incorporen.
- Seguimiento o análisis completo del proceso (BAM). Para esta fase se utilizan una serie de vistas que permiten valorar si el proceso funciona correctamente. El análisis no se hace simplemente de la tecnología, sino que se evalúa el proceso en sí, desde el punto de vista de negocio (productividad de recursos, costes asociados, tiempos de respuesta, márgenes etc.). Es decir, visualización de los KPIs y métricas de negocio definidas para la creación de cuadros de mando sobre los procesos.
Estratégicamente, la mayoría de las compañías son conscientes de que deben apostar por la gestión de los procesos de negocio, pero aún así, hace falta una apuesta sólida por estas soluciones para que cualquier empresa pueda maximizar las inversiones que realiza en tecnologías de la información. El BPM emerge así como el elemento clave para proporcionar a las organizaciones la flexibilidad y la agilidad necesarias para responder de forma efectiva a los nuevos cambios y oportunidades del mercado.
En definitiva SOA es un lugar donde los procesos de negocio, sus operaciones y los sistemas de la empresa, van en la misma dirección.
Ejemplo de creación procesos y de monitorización
Para la creación de un nuevo proceso de negocio, la persona encargada de ese proceso, sin necesidad de apoyo de personal de sistemas, accedería al panel abriría su proceso y simplemente añadiría seleccionando y arrastrando el elemento/s a modificar sobre el “tapiz”, añadiría también tareas, subprocesos hasta completar la creación del proceso, asignando incluso costes, duración y personas implicadas en el mismo. Si uno de los subprocesos lo fuese a realizar un proveedor web externo, no habría problema. Por lo que vemos, no se trata solamente de un diagrama de flujos de procesos. Además puede simular diferentes escenarios modificando los procesos creados en cuanto a tiempos, costes, tareas para seleccionar el óptimo. El sistema indicará si hay cuellos de botella u otros problemas y dónde están situados. Se puede extraer del sistema informes y estadísticas que ayuden a tomar la mejor decisión. Una vez tomada la decisión el directivo puede enviar la petición a sistemas en su empresa que sólo tendrá que hacer los ajustes necesarios y podrá ser implementado rápidamente.
Pongamos que en el ejemplo anterior, el Director de operaciones quiere marcar en el flujograma de procesos indicadores de desempeño para medir la eficiencia de estos y también notificaciones cuando se de una situación en el proceso. También se pueden añadir cómodamente desde el panel de control, sin necesidad de programación, las partes del proceso tienen que ser controladas (por ej. Avísame cuando la petición de un cliente no se haya resuelto en 8h.), los indicadores (KPI, key performance indicators) para un resultado eficiente del proceso. Cuando el director de operaciones, monitorice los procesos, toda esta información estará ya añadida en forma de gráficos e informes, que se haya definido. También podrá comparar con qué procesos los indicadores se ajustan más a los resultados esperados.
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